Outsourcing

Vad är outsourcing?

Outsourcing eller utkontraktering betyder att ett företag låter ett annat ta över vissa processer eller arbetsuppgifter. Istället för att de utförs internt köper man in dem från en extern leverantör.

Fenomenet är en konsekvens av en allt mer globaliserad omvärld. I takt med att den internationella konkurrensen hårdnade i början på 2000-talet ökade pressen på svenska företag. Genom att lägga ut delar av sin verksamhet på en annan part kunde företagen koncentrera sig på sin kärnverksamhet.

Precis som i andra processer eller områden drar inköpschefen nytta av outsourcingpartnerns strukturkapital och stordriftsfördelar och införlivar dessa i sin inköpsorganisation. Det leder till högre besparingar och ofta även en högre servicegrad.

Outsourcing av kategoristyrt inköp

När det gäller outsourcing av inköp handlar det inte bara om huruvida inköp anses vara en kärn- och stödkompetens. Utöver det finns många andra aspekter som bör beaktas. Men det finns tveklöst en rad situationer där inköp kan utföras mer effektivt i outsourcad form än under eget tak.

Ett sådant område är vissa indirekta inköp där spenden och/eller inköpsfrekvensen är låg. I de fallen blir det mer effektivt att dela kostnaden med andra företag än att ha egen personal med hög strategisk kompetens.

Och jämför man med traditionell outsourcing av repetitiva processer såsom lönehantering, fakturareskontra och operativt inköp, genererar faktiskt outsourcing av kategoristyrt inköp ett större värde. Både i form av högre realiserade och implementerade besparingar, högre avtalstrohet, förbättrade leverantörsrelationer och mer ordning och reda.

Att lyckas med outsourcing av inköp

Outsourcing av kategoristyrt inköp har definitivt en plats i inköpschefens verktygslåda. Genom att outsourca väl valda kategorier kan en inköpsorganisation generera en rad långsiktiga positiva effekter.

Det finns en stor potential att realisera eftersom kategoristyrt inköp inte bara skapar värde genom processeffektivisering utan genererar även andra långsiktiga positiva effekter. Bland dessa kan vi nämna bättre ordning och reda, förbättrade leverantörsrelationer och inte minst en ökad flexibilitet som gör det möjligt för inköpsorganisationen att bättre möta framtida utmaningar.

Framgångsfaktorer

Den viktigaste framgångsfaktorn som de företag som vi har intervjuat nämnde var förankringen hos den egna företagsledningen. Och alla var överens om att det är en process som man bör påbörja tidigt för att skapa förutsättningar för ett lyckat förändringsarbete.

Vår erfarenhet är att det inte finns någon speciell tidpunkt eller nivå av inköpsmognad som avgör om eller när man är redo att outsourca sin kategoristyrning. Det är egentligen ett arbetssätt som passar alla inköpsorganisationer oavsett mognadsgrad.

Kategoristyrning är, till skillnad från operativt och transaktionellt inköp, inte en sekventiell process, utan snarare resultatet av ett antal högpresterande individer som med hjälp av en omfattande verktygslåda navigerar sig fram genom en icke-linjär process.

Kritiska verktyg

För att du ska lyckas med din outsourcingprocess är det nödvändigt att ha följande på plats:

• Tillgång till data (ERP-system)
• Tillgång till intressenter (stakeholder och change management)
• Möjlighet till styrning av inköpsbeteenden (konsekvenshantering och beslutsstyrka).

Välj rätt partner

EFFSO har väl utvecklade verktyg och metodik för den här typen av arbete. All vår personal är tränad i vår metodik som vi förfinat i över 10 år. Dessutom driver vi projekt inom de indirekta kategorierna flertalet gånger varje år. Detta gör att vi får skalfördelar och har byggt upp gedigen kompetens inom varje kategori.

När EFFSO levererar inköp som tjänst gör vi det baserat på en affärsmodell som heter ”vested”. Grundprinciperna för en vested-affärsmodell bygger på att kunden och leverantören etablerar ett gemensamt mål för vad man ska uppnå, och ersättningen till leverantören baseras på hur väl dessa mål uppfylls. Syftet är att ge leverantören utrymme att använda sin fulla kompetens och kreativitet för att nå de uppsatta målen, varefter man mäts mot måluppfyllnad, inte enskilda aktiviteter.

Modellen bygger på stort ömsesidigt förtroende och transparens mellan kund och leverantör samt en gemensam strävan att nå målen. Det betyder att man fokuserar mindre på vad som görs och mer på vad resultatet blir. Och man mäter för att skapa insikt, inte för att styra.