Digitalisering

Analys, kartläggning samt prioritering av kundbehov

EFFSO börjar alltid med en grundlig översyn av det befintliga systemlandskapet, dels för att identifiera hur systemen används idag, dels för att kartlägga hur de kan passa in för att optimalt stödja önskade inköpsprocesser. Steg två är att kartlägga och analysera de olika inköpsprocesser och arbetsflöden som stöds av dessa system. Oftast gör vi detta genom intervjuer med nyckelintressenter, enkäter samt i vissa fall även processanalyser.

I steg tre identifierar vi luckor eller områden för förbättring för att kunna prioritera behoven. EFFSOs djupa förståelse för inköpsprocessen gör det möjligt för oss att skapa en detaljerad bild av kundens affärsbehov, samtidigt som det identifierar potentiella flaskhalsar och smärtpunkter. I detta steg ser vi även till att koppla även digitaliseringsstrategin mot företagets strategiska mål.

IT-strategi, arkitektur och roadmap

När vi rett ut var vi är och vart vi är på väg är det dags att fundera på hur vi tar oss dit. Genom att kombinera analysen av det nuvarande systemstödet med en prioritering av kundens behov, kan EFFSO stötta kunden att utveckla en roadmap för framtida systemförbättringar. Vi hjälper kunden att beskriva den serie av initiativ som åtgärdar de identifierade luckorna och stöttar kundens strategiska mål.

Här behöver vi svara på ett antal grundläggande frågor som vi kan kalla designparametrar för att kunna definiera en digitaliseringsroadmap. Dessa designparametrar känns igen från andra IT-inköpsprojekt:

Ska vi bygga eller köpa? Ska våra system finnas i molnet eller ska dessa driftas lokalt bakom en brandvägg? Finns det någon föredragen teknologi inom affärssystem? Ska inköpssystemet vara koncerngemensam eller ska det vara decentraliserade eller lokala lösningar? Arbetar inköp efter standardiserade ramverk eller kräver organisationen unika processlösningar? Finns det fördelar med att satsa på en full-suite-lösningen eller finns det värde i att satsa på best-of-breed lösningar?

När EFFSO hjälper till att skapa en digitaliseringsstrategi och roadmap analyserar vi även systemberoenden och integrationspunkter. Det är också viktigt att lägga tid på att skapa en tydlig bild och analys av hur masterdata-hantering ska ske.

När väl svaren på dessa frågor finns på plats, finns det ett tydligt ramverk kring vilken en digitaliseringsstrategi kan ta form och med hjälp av den definierade målbilden kan en första marknadsanalys göras för att skapa en long-list av potentiella systemlösningar.

Val av system, systemleverantör och upphandling

När systempusslet är lagt och ett önskat systemlandskap och en digitaliseringsroadmap finns på plats är det viktigt att driva själva inköpsfasen professionellt. Här är det viktigt att inte missa att sätta potentiella lösningar i händerna på blivande användare. Innan vi ger oss ut på marknaden är det också viktigt att vara noggrann med att definiera sin kravbild. Det kan också vara på sin plats att sätta ett utvärderingsteam för att inte missa några viktiga detaljer – att välja ett potentiellt framtida verktyg kräver ofta att flera olika perspektiv tas i beaktning.

EFFSO rekommenderar att sätta en tydlig utvärderingsmodell, vår erfarenhet är att användbarhet bör skattas högt, oftast högre än avancerad funktionalitet. I utvärderingsmodellen är det också viktigt att få svar på hur den potentiella lösningen automatiserar ett typ-case, dvs repetitiva processer som görs ofta. Man kan likna det vid att det är motorvägen som ska asfalteras inte småvägarna. När det gäller kravspecifiktionen är det viktigt att hålla den på en relativt hög nivå, undvik att fastna i fällan där ni detaljstyr hur systemet ska fungera, rikta istället blicken mot värdeskapandet.  Då är det enklare att ställa olika system mot varandra när dessa utvärderas.

Fördelen med att upphandla med fokus på värdeskapande snarare än detaljfunktionalitet är att det är enklare att få en fullgod känsla för hur väl det potentiella systemet stöder existerande och framtida inköpsprocesser. Dessutom bäddar detta för en betydligt enklare implementationfas. Användarvänliga system brukar dessutom vara betydligt enklare att implementera. Eftersom ni har haft med ett referensteam av användare som fått vara med och fatta beslutet, så har ni också säkerställt att ni har ett antal motiverade systemambassadörer ute i organisationen. Dessa kommer ni ha stor nytta av i implementationsfasen.

Implementation och go-live

När det gäller implementation och go-live så skiljer sig metodiken beroende på vilken typ av system som ska implementeras i organisationen. Är det ett verktyg som exempelvis contract management eller spendanalys så är det ofta en begränsad målgrupp som ska nyttja funktionaliteten, är det istället e-procurement eller supplier management är det troligtvis en större grupp användare som behöver använda systemet.

Oavsett system brukar EFFSO förorda en modell och ett tankesätt som fungerar väl som bas oavsett system. I denna modell är det viktigt att se implementationen i två huvudsakliga dimensioner: innehåll och användning.

För en lyckad implementation så är det viktigt att systemet är fyllt med väsentligt innehåll vid go-live. Innehållet skiljer sig så klart åt beroende på system – men det kan liknas vid en lansering av en ny butik, det gäller att det finns någonting på hyllorna när de första kunderna kommer in genom dörren. Här är det exempelvis av stor vikt att arbeta aktivt med exempelvis leverantörsaktivering när det gäller e-procurement och att verkligen säkerställa att alla avtal finns på plats i ett contract management system. Det är också viktigt att all master data är integrerat så att systemen inte lider av brist på korrekt basinformation om leverantörer.

Den andra dimensionen knyter ofta an till den förändringsresa som organisationen står inför när nya processer och verktyg introduceras. Nya verktyg och system kräver ofta nya beteenden och nya sätt att arbeta. I denna dimension är det viktigt att arbeta aktivt med kommunikation och i de fall de behövs utbildning. Det är viktigt att använder inte bara har lärt sig den nya funktionaliteten utan även har en grundläggande förståelse för värdet som skapas när det nya verktyget används. Det kan även vara viktigt att sätta upp tydliga mål och mätetal samt processer för att följa upp avvikelser.

Att ändra beteende är ett long-game – det är ett maraton som ska springas så uthållighet är en viktigt aspekt i ett implementationsprojekt.

Kontinuerlig förbättring

När väl det nya systemet eller verktyget väl är på plats är det viktigt att se till att såväl nyttjandet som den använda funktionaliteten kontinuerligt förbättras. Detta görs enklast genom att steg för steg mäta effekten och kvaliteten av systemet och användarnöjdheten hos slutanvändarna. Även om det finns specifika sätt att arbeta beroende på typ av system så rekommenderar vi att följande steg finns med i processen.

1. Tydligt definierade mål och mätetal
2. Insamling av åsikter och insikter från slutanvändare och referensgrupper
3. Analys och prioritering av förbättringsmöjligheter
4. Planering av förbättringsaktiviteter
5. Tydlig kommunikation av planerade aktiviteter

Genom att kontinuerligt och strukturerat arbeta med förbättringar av nya system och verktyg minimeras risken av felinvesteringar och missnöjda användare som överger det nya arbetssätten och återgår till invanda mönster. Insamling av insikter kan göras genom enklare enkäter, men även genom workshops och intervjuer. Det är dock väldigt viktigt att användare kontinuerligt får information om att det finns ett förbättringsprojekt som tar vara på deras kunskap, insikter och samtidigt fångar upp potentiell innovation.

EFFSO Webinar:  Så lyckas ni med digitalisering av inköp

Affärsprocesser digitaliseras hela tiden. Samtidigt är många digitaliseringsprojekt fortfarande i sin linda. Det gäller organisationer i allmänhet och inköpsfunktionen är inget undantag. I detta webinar går Andreas Bivall, managementkonsult med fokus på digitalisering av inköp, igenom framgångsfaktorer och fallgropar vid digitalisering av inköp samt djupdyker i vilka processer som kan vara smidigast att digitalisera.

Här hittar ni flera av våra webinars: EFFSOs inköpswebinars