Kundcase Mölndals stad

Så satte Mölndals stad kategoristyrning på kartan

Mölndal, strax söder om Göteborg, är inte bara en naturskön kommun med ett dynamiskt näringsliv och en intressant historia. Staden har också blivit utnämnd till årets superkommun 2021. Samma år fick stadens chef för Inköp och upphandlingsenheten, Jonna Östlind, utmärkelsen Handslaget. Eftersom EFFSO har hjälpt staden att införa kategoristyrning har vi bett Paula Seeger och David Borgström, inköpsstrateg respektive inköpsanalytiker i Mölndals stad, att berätta om det förändringsarbete som de varit delaktiga i sedan 2019.

Om Mölndals stad

Mölndal är den tredje största kommunen i Västra Götalands län. Här bor cirka 70 000 invånare och kommunen har drygt 5200 anställda i tio olika förvaltningar. 2021 blev staden utnämnd till Årets Superkommun av tidningen Dagens Samhälle. Samma år fick stadens chef för Inköp och upphandling, Jonna Östlind, en utmärkelse för att hon ”tillsammans med sitt team satt strategiskt inköp och upphandling på kartan”.

Paula Seeger och David Borgström, inköpsstrateg respektive inköpsanalytiker på Inköp och upphandlingsenheten, har varit delaktiga och drivande i strategiutvecklingsarbetet som pågått sedan 2019. Tillsammans med EFFSO har de tagit fram en modell för hur de ska arbeta kategoristyrt samt identifierat och implementerat förbättringsprojekt i ett par olika kategorier. Här berättar de om samarbetet som inleddes redan 2020 och vilka positiva effekter de sett.

Startskottet kom från politiken

David Borgström började på Inköp och upphandlingsenheten 2018 och arbetar som inköpsanalytiker, Paula Seeger började 2019 och arbetar som inköpsstrateg. ”Jag kommer från den privata sidan och det första jag frågade mig när jag började i staden var ’Gör vi bra affärer?’ Jag upplevde att vi inte riktigt tittade på effekterna av de affärerna vi gjorde”, berättar Paula. ”Vi samarbetade inte heller tvärfunktionellt i någon större utsträckning gällande inköp” fortsätter hon.

Inköp och upphandlingsenheten har i dialog med politik och ledning påpekat nyttan med att arbeta på ett smartare sätt, visat vilka besparingar och andra inköpseffekter de kunde uppnå om de växlade upp arbetet. Budskap som gick hem. I samma veva kom Svenskt Näringsliv ut med rapporten ”Effektivare offentlig upphandling – Mer nytta förpengarna!” som tydligt pekade ut potentialen med att arbeta kategoristyrt.

”Varför jobbar inte vi kategoristyrt? Kan vi göra det?” frågade stadens ledning och gav Inköp och upphandlingsenheten uppdraget att ta fram ett nytt arbetssätt, en modell för att arbeta kategoristyrt.

En man i vit långärmad tröja står på ena sidan om ett skrivbord och skakar hand med en kvinna som sitter på andra sidan av bordet.

Uppdraget tog vi oss an med stor glädje! Vi hade gjort en del förarbete men själva startskottet kom från politiken.

David Borgström, inköpsstrateg på Mölndals stad

Resultat genom externt samarbete

David berättar: ”Vi förstod ganska snabbt att vi behövde ha en annan koll på våra inköp än vi hade innan. Vi hämtade inspiration från olika håll och tog fram olika versioner av kategoriträd. Vi kom ganska långt i modellen på egen hand, men vi såg ändå behovet av att ta in extern expertis för att granska det vi hade gjort, revidera det och kunna föra kommunikationen med våra beslutsfattare”.

Sagt och gjort. Efter en gjord marknadsundersökning 2020 föll valet på EFFSO. Uppdraget var att hjälpa David och Paula att ta fram en modell baserad på Mölndals behov.

”Det var viktigt för oss att få fram ett ’Mölndalifierat’ arbetssätt och inte tvinga in oss i något som inte passar vår verksamhet. Vi fastnade för EFFSOs kundnära produkt och upplever att de verkligen lyssnade på oss” berättar David. Han fortsätter: ”Det fanns också ett annat syfte. Vi ville inte köpa en färdig produkt, vi ville vara med att utveckla den tillsammans. Paula och jag ville lära oss genom att arbeta nära EFFSO”.

Lösning: En modell för kategoristyrning

Modellen för kategoristyrning som antogs i mars 2021 tog ungefär ett år att utveckla. Parallellt med framtagandet av modellen förändrades enhetens uppdrag till att bli en central upphandlingsfunktion som har hand om alla upphandlingar över 100 000 kronor, förutom byggentreprenader. Enheten har av 14 medarbetare, en ökning från 9 stycken 2020, som förutom David och Paula, består av upphandlingsstrateg, avtalscontroller, inköpssamordnare samt upphandlare och upphandlingsledare.

Även om Mölndals arbetsmodell är något förändrad utgår den från EFFSOs modell för kategoristyrning.

”Vår styrning kommer i två nivåer där Stadsdirektörens ledningsgrupp fungerar som kategoriråd. Det är de som äger kategoristyrningen och beslutar om vilka områden vi ska jobba med. Paula och jag som kategorikontor jobbar operativt och strategiskt med att ta fram förbättringsförslag och förser kategorirådet med detaljerade underlag som t ex spendanalyser, intressent- och behovsanalyser samt utlåtande från berörd verksamhet”, förklarar David. ”Det är vi som koordinerar och håller ihop arbetet i alla stegen. När vi har fått grönt ljus för att starta upp ett område, utses kategoriledare, styrgrupp och kategoriteam.”

En äldre man i vit skjorta och grå kavaj står i ett kontorslandskap och berättar något för en grupp andra personer.

Internutbildning i kategoristyrning

Det var viktigt för David och Paula att lära sig av EFFSO under arbetet med modellen. Förutom det fanns även ett behov att utbilda övriga på Inköp- och upphandlingsenheten.

”Det var Per-Arne som utbildade oss i kategoristyrning. Han gick igenom de olika stegen, de olika verktygen som finns till hands i varje steg osv. Materialet har gett oss en bra grund i våra fortsatta utbildningar gentemot nya kategoriledare” berättar Paula.

En stapel med vita läsplattor med sladd.

Stöttning i olika kategoriinitiativ

Även de olika kategoriinitiativen har fungerat som kunskapsöverföring genom att konsulter från EFFSO drivit projekten ihop med kategoriledare från staden. ”Mina kollegor som fått chansen att arbeta tätt ihop med Håkan respektive Linnéa har verkligen fått chansen att ’övningsköra’ med experter”, menar David.

Storkök & vitvaror var den första kategori staden valde att börja arbeta med enligt det nya arbetssättet. ”Vi använde det som ett utbildningsinitiativ eftersom det är ett ganska avgränsat område. Därefter tog vi oss an digitala verktyg som dels handlar om våra mobiltelefoner men även alla datorer och iPads som används i skolan och på utbildningsförvaltningen. Den tredje kategorin där vi fått stöttning av EFFSO är möbler – ett projekt som fortfarande pågår”.

Med det nya arbetssättet har vi blivit mycket bättre på att göra effektberäkningar både utifrån kostnad men även andra effekter. En av de stora vinsterna förutom kostnadseffekter, miljöeffekter och andra indirekta effekter, har varit det tvärfunktionella samarbetet som skapats. Det är en av de saker som vi tydligt kan se varit väldigt lyckosamt med kategoristyrningen!

Paula Seeger, inköpsanalytiker på Mölndals stad

Identifierade besparingar

När det gäller storkök & vitvaror presenterades förbättringsförslag på en miljon kronor [som ännu inte realiserats]. Där handlar förbättringarna och effekterna framförallt om ett smidigare arbetsflöde, besparingar i tid, vissa besparingar i leverantörskostnader samt hållbarhetsvinster.

Genom att centralisera all hantering av digitala verktyg i staden har David och Paula bedömt att där finns en stor besparingspotential. I det ingår både direkta besparingar och besparingar i arbetstid. ”Även om vi trevar som så många andra kommuner med att försöka uppskatta hållbarhetsvinsterna, kan vi ändå konstatera att det rör sig om otroliga hållbarhetsvinster redan nu”.

Arbetet med möbler dvs. att öka återbruket i staden, pågår fortfarande. Det handlar om att höja nivån på hur mycket som ska återbrukas men även att centralisera inköpen. Här ser de också besparingar i form av arbetstid, ekonomiska effekter men också stora hållbarhetsvinster genom en högre grad av cirkularitet.

En kvinna i långt brunt hår klädd i vit t-shirt står vid en upphängd skiss och pekar på något hon ser.

Övriga positiva effekter med kategoristyrning

”De flesta som suttit med i initiativen och sett effekterna är väldigt nöjda med det nya arbetssättet. Det sprids från mun till mun vilket är väldigt glädjande för oss. Vi vill fortsätta sprida kategoristyrning i staden”, berättar Paula. ”En viktig del i att lyckas är att inkludera politiken i samtal om inköp. Politiker, Stadsdirektören och hennes ledningsgrupp – alla ser fördelar med arbetssättet.”

Hon fortsätter: ”Även utanför området Inköp- och upphandling, märks vårt arbete och många organisationer hör av sig till oss och frågar hur vi har fått det att fungera så bra. Vår chef Jonna har till exempel talat på Kommek. Vi har dessutom blivit en mer attraktiv arbetsgivare, aldrig någonsin tidigare har vi fått så många ansökningar om jobb och praktikplatser!”

Viktiga framgångsfaktorer

När vi ber Paula och David att nämna några förklaringar bakom framgången, lyfter de fram förtroendet som de fått från stadens ledning. Det i sin tur har gjort att de fått resurser avsatta för att jobba med kategoristyrning. ”David och jag har verkligen fått tid till att jobba med kategoristyrning. Vi har under ett års tid jobbat med modellen parallellt med våra ordinarie arbetsuppgifter och har sedan fått resurser till att sätta igång projekten. Det är det som har gjort att vi är där vi är” berättar Paula. ”Sedan har vi lagt upp arbetet utifrån de resurser vi fått”.

Det har också varit en fördel att Paula och David har olika yrkesbakgrund. David är ekonom i grunden och började i staden för snart sex år sedan. Paula jobbade förvisso med inköpsfrågor fast i privat sektor innan hon kom till Mölndal, men hade inte jobbat med kategoristyrning.

Paula fortsätter: ”Ett annat vinnande koncept är att vi arbetat parallellt med EFFSO. Genom att vi fått möjlighet att jobba tillsammans med Håkan och Linnéa i initiativen har vi skapat ett lärande som kommer att stanna kvar i verksamheten. EFFSOs bemötande har varit fantastiskt bra, vi har verkligen kunnat höra av oss när som helst, de har varit väldigt tillgängliga både under uppstart men också genom hela samarbetet”.

Nästa steg? ”Vi kommer att införa kategoristyrning på fler områden och fortsätter att utveckla uppföljnings- och analysarbetet. Det finns att göra!” avslutar David intervjun.

Porträtt på en blond kvinna i röd kavaj som ser in i kameran och ler.

Vill du veta mer om strategiskt inköp eller olika inköpsprojekt?

Kontakta mig så berättar jag mer!

Jenny Vårlid

Chef Affärsutveckling EFFSO AB

jenny.varlid@effso.se +46 729 95 93 21

Varför EFFSO?

Vi erbjuder enastående kunskap

Vi är fokuserade på inköp och har enastående kunskap inom alla delar av inköpsområdet. Vi har kunskaper både inom indirekt och direkt material, för att inte tala om spendanalys. Kompetensen spänner över alla typer av kategorier och vårt breda intellektuella kapital är byggt runt en väl genomtänkt uppsättning verktyg, mallar och metoder.

Tillsammans skapar vi bestående resultat

Vi är doers och specialister. Vi arbetar i team tillsammans med er för att faktiskt få jobbet gjort och skapa resultat. Genom en långsiktig relation säkrar vi långsiktiga resultat och ett kontinuerligt inflöde av expertkunskap. Vi hjälper er med rätt typ av verktyg för att ni själva ska kunna hantera alla förbättringar och förändringar över tid.

Ni får bättre ekonomiskt utfall

Vi levererar realiserade besparingar och vi ser till att ni får ut bästa möjliga avkastning mot nedlagt antal arbetstimmar. Vi levererar ett starkt business case med fokus på ROI och avgifter knutna direkt till resultat. Vårt gemensamma fokus på finansiella resultat och överföring och uppbyggnad av kunskap i ert inköpsteam levererar bestående effekt.