Alvesta kommuns resa mot kategoristyrning
Kommunens resa mot kategoristyrning och en mer professionell inköpsorganisation började med två pilotprojekt. För att utveckla vidare det nya arbetssättet anlitades EFFSO som bland annat fick i uppdrag att ta fram en organisationsmodell och en arbetsmetodik. Läs här om Alvesta kommuns förändringsresa!
I Kronobergs län i Småland ligger Alvesta kommun med sina ca 20 000 invånare. Benämningarna ”kommunikationernas kommun” eller ”Södra Sveriges mittpunkt” kommer från det att alla viktiga tätorter ligger utmed järnvägslinjer. Utöver det är Alvesta en av de viktigaste järnvägsknutarna i södra Sverige. Men Alvesta kommun är även känd för sitt dynamiska näringsliv. Ett bevis på det är att man fått utmärkelsen Bästa Tillväxt i Kronobergs län hela sex gånger!
Johan Johansson, kommunens inköpschef
Sedan åtta år tillbaka är Johan Johansson inköpschef i Alvesta kommun. Johan har inte bara över 20 års erfarenhet av offentlig upphandling, han ser också stor potential i att arbeta mer strategiskt inom inköp.
”Inköp och upphandling idag handlar om så mycket mer än att bara göra upphandlingar. Både marknaden och inköpsorganisationer har utvecklats, och inköp har fått en allt viktigare roll även när det gäller politiska mål och måluppfyllelse. Vi ska till exempel klara av miljömål och Agenda 30-mål samtidigt som vi hela tiden måste se till att vi nyttjar skattebetalarnas medel på bästa sätt. Då kan vi inte hålla fast vid gamla arbetssätt eller göra ’som vi gjorde sist’” menar han.
Allt startade med två pilotprojekt
Johan Johansson var väl bekant med kategoristyrt inköp och såg tidigt möjligheterna att göra kommunens inköpsorganisation till en mer strategisk och professionell organisation. 2018 initierade han därför ett pilotprojekt för kategoristyrning av livsmedel i samarbete med två grannkommuner. Det följdes av ett andra pilotprojekt inom markentreprenader.
Båda projekten föll väl ut och man såg stor besparingspotential. Men för att kunna ta arbetet vidare insåg han att kommunen behövde ta in extern hjälp.
”Vi behövde dels utveckla vår spendanalys och få till vårt kategoriträd. Vi behövde även ta fram en organisation och ett arbetssätt – kategoristyrning är så pass mycket mer än att bara genomföra ett antal kategoriprojekt. De ska tas om hand, man ska ha en beslutsordning osv. Vi valde EFFSO för att de har lång och gedigen erfarenhet av de här frågorna” berättar Johan Johansson.
Potentialbedömningen lade grunden för de politiska besluten
”Utifrån det nya kategoriträdet genomförde EFFSO även en potentialbedömning”, fortsätter Johan Johansson. ”Det blev väldigt tydligt; utifrån den potentialen som vi såg att vi skulle kunna uppnå blev det svårt att tacka nej till att gå vidare med detta. Det var potentialbedömningen som lade grunden för de politiska beslut som vi sedan fick igenom.”
Beslut togs om att titta närmare på ett antal kategorier och konsulterna från EFFSO fick stötta Alvesta kommuns inköpsorganisation i ett par initiativ. Det gällde framförallt bygg- och fastighetsmaterial men även fordon och byggentreprenader.
”I flera av projekten fick EFFSO rollen som mentorer. Vi såg det som ett sätt att lära oss metodiken. Sättet som Per-Arne och Clara har coachat oss på har fungerat väldigt väl! Och även om vi har bollat lite detaljer och idéer i efterhand är vi självgående i de här frågorna och kan ta arbetet vidare med initiativen.”
Arbetar utifrån EFFSOs rekommendationer
Efter att EFFSO lämnade har kommunens inköpsorganisation drivit vidare arbetet med ett antal påbörjade kategoriprojekt men även startat igång nya. Johan Johansson berättar att de jobbar än idag utifrån den potentialbedömning och de rekommendationer som EFFSO lade fram.
”EFFSO lämnade efter sig ett antal olika kategorier där det fanns stor potential, och det är utifrån de rekommendationerna vi arbetar än idag. Nu har vi startat upp livsmedel igen och även tagit oss an IT/hårdvara. Här har vi att göra till senhösten, minst!”
Besparingspotential på flera miljoner
Om samarbetet med EFFSO
”EFFSO hade kunskapen och kompetensen att lösa hela ’kedjan’ tillsammans med oss. Här gjorde vi allt från att sätta organisationen, vi gjorde ett kategoriträd och en potentialbedömning till att utbilda min personal och vara med att coacha och stötta i de här frågorna. EFFSO har verkligen levererat ett helt kategoristyrningspaket” berättar Johan Johansson.
Han fortsätter: ”Metodiken som EFFSO lämnade efter sig nyttjar vi i allra högsta grad. Det var inte bara ett enskilt projekt utan vi fortsätter i de här spåren och vi ser tydliga effekter av att jobba på det här sättet!”
Vill du veta mer om strategiskt inköp eller olika inköpsprojekt?
Kontakta mig så berättar jag mer!
Jenny Vårlid
Chef Affärsutveckling EFFSO AB
Du kanske även är intresserad av...
Varför EFFSO?
Vi erbjuder enastående kunskap
Vi är fokuserade på inköp och har enastående kunskap inom alla delar av inköpsområdet. Vi har kunskaper både inom indirekt och direkt material, för att inte tala om spendanalys. Kompetensen spänner över alla typer av kategorier och vårt breda intellektuella kapital är byggt runt en väl genomtänkt uppsättning verktyg, mallar och metoder.
Tillsammans skapar vi bestående resultat
Vi är doers och specialister. Vi arbetar i team tillsammans med er för att faktiskt få jobbet gjort och skapa resultat. Genom en långsiktig relation säkrar vi långsiktiga resultat och ett kontinuerligt inflöde av expertkunskap. Vi hjälper er med rätt typ av verktyg för att ni själva ska kunna hantera alla förbättringar och förändringar över tid.
Ni får bättre ekonomiskt utfall
Vi levererar realiserade besparingar och vi ser till att ni får ut bästa möjliga avkastning mot nedlagt antal arbetstimmar. Vi levererar ett starkt business case med fokus på ROI och avgifter knutna direkt till resultat. Vårt gemensamma fokus på finansiella resultat och överföring och uppbyggnad av kunskap i ert inköpsteam levererar bestående effekt.