Referat av CPO Round Table 2024

CPO Round Table 2024 bjöd som vanligt på bra mingel, spännande presentationer och intressanta diskussioner. Första dagen vigdes åt externa talare som fick sätta kontexten för årets tema(n). I år fick vi lyssna på Errol Norlum, Sven-Anders Stegare och Morgan Jansson. Dag två tog vi del av Petra Ericssons (Mölnlycke) och Henrik Lindhes (ISS) erfarenheter, samt en presentation om SRM från oss på EFFSO. Allt detta kryddat med sedvanligt nätverkade och diskussioner i mindre grupper.

EFFSOs CPO Round Table är ett årligt event där vi brukar samla ett drygt tjugotal CPO:er och inköpsdirektörer inom en rad olika sektorer som får lyssna på spännande talare och dela med sig av såväl utmaningar som konkreta erfarenheter inom ett specifikt tema. I år återvände vi till teman vi berört tidigare år och som fortsätter att vara top of mind, nämligen riskhantering, hållbarhet och digitalisering samt även ”framtidens inköpsorganisation”.

Förutom presentationer från experter inom dessa områden fick vi lyssna på några CPO:er som berättade om hur de konkret hanterat någon av utmaningarna ovan. Gruppdiskussionerna handlade bland annat om vad det har för konsekvenser för framtidens inköpsorganisation. Allt detta varvades med de senaste insikterna från vår trendspaning CPO Survey 2024 som släpptes under hösten samt mingel och middag.

AI: Tänk smalt och kill your darlings

Alla pratar AI, och det var naturligtvis ett inslag även på vårt CPO Round Table. Vår keynote speaker, Errol Norlum, fick i uppdrag att ta ner det ”stora” i AI och göra det pragmatiskt och konkret. Errol har hunnit implementera AI-strategier på en rad storföretag som Nordea, Vodafone och H&M, få personer kan mäta sig med hans lika långa och praktiska AI-erfarenhet.

Enligt data som Errol delade befinner sig de flesta nordiska organisationerna fortfarande i utvecklingsstadiet. Samtidigt uppvisar de som kommit längst fyra gånger större besparingar samt två gånger högre vinst, tillväxttakt och snabbare time to market. Hur gör man då för att komma framåt? Det är inte genom att dra igång stora och kostsamma AI-projekt, det finns det inte tid för. Innovation sker snabbare och snabbare idag. Errol gav några råd:

• Ha flera små projekt på gång samtidigt, det är inte fel att tänka stort men se till att bryta ner större AI-projekt i mindre projekt/ use cases som kan generera värde på kort sikt. Kill your darlings gäller här med!
• AI är bara ett verktyg. Fokusera mer på frågan/ affärsproblemet som ska lösas, inte på svaret. Ju mer du kontextualiserar och preciserar frågan, desto lättare utveckling.
• Börja inte med att anställa data scientists, se till att först ha personer som 1) kan identifiera behoven och 2) kan bygga och integrera systemen.
• Om caset/ området är unikt och strategiskt viktigt att äga, utveckla det själv.

Efter det fick deltagarna idégenerera kring AI, idéer som presenterades för Errol som fick bedöma genomförbarheten. Inom loppet av en kvart listades ett tio-tal konkreta use cases för inköp som berörde allt från kontraktshantering, fakturahantering, priser och produktkataloger, supplier discovery, risk/hållbarhet och olika chatbotar.

Inköp och social hållbarhet: Se upp för ”lip service”

”Att införliva hållbarhet i inköpsarbetet” är det tredje viktigaste fokusområdet för inköp enligt senaste CPO Survey. Därför var det extra roligt att få lyssna på Sven-Anders Stegare som inte bara har en lång inköpskarriär i bagaget utan även forskar inom inköp på Handelshögskolan i Stockholm, med fokus på social hållbarhet.

För övrigt, hållbarhetsrisker i leverantörskedjan har hög prioritet ända upp på högsta styrelsenivå men är mer drivet av varumärkesrisker och nödvändig legal efterlevnad än av moraliska skäl.

Vi fick en bakgrund till begreppet arbetskraftsexploatering och hur det förhåller sig till annan brottslighet i arbetslivet, samt de olika graderna av allvarlighet, allt från dåliga arbetsvillkor och dålig arbetsmiljö ner till människoexploatering, människohandel och rent slaveri. Riskgrupperna är både större och fler än man kan tro och särskilt utsatta branscher är bygg, städ, hotell och restaurang m fl (källa: Riksrevisionen).

Förekomsten av många mellanhänder har lett till begreppet ”labour supply chains”, som kan ha många olika nivåer och vara riktigt invecklade (tips, se dokumentären ”Europas utnyttjade-fruktplockare” på SVT Play). Det räcker inte att i sin riskminimeringsprocess bara välja att titta närmare på de traditionella högriskländerna. Problemen i Sverige är lika stora som i andra europeiska länder, här ”duckas” det mycket.

Några reflektioner från Sven-Anders:

• Kunder, regeringar och anställda är viktiga drivkrafter vid leverantörsval, där anställdas påtryckningar spelar en särskilt stark roll. Middle management har en särskilt viktig roll i att främja social hållbarhet.
• Ett proaktivt samarbete med prioriterade (och integrerade) leverantörer har en positiv inverkan, medan en distanserad inställning med flera mellanhänder försvagar efterlevnaden
• Auditing och self-assessments är de vanligaste verktygen för att övervaka efterlevnad, men dessa metoder täcker främst synliga aspekter av efterlevnaden och missar ofta djupare frågor som arbetstagares rättigheter och diskriminering. Se upp för ”lip service”.
• Pressen på att sänka kostnaderna försvagar effektiviteten i att ha en Code of Labour och riskerar att göra Inköp till en ”akilleshäl”.

Riskhantering i värdekedjan – i verkligheten

Efter Sven-Anders Stegare tog Morgan Jansson över stafettpinnen. Morgan, med lång erfarenhet från byggbranschen (som f d inköpschef på Stockholmshem), är numera initiativtagare, eldsjäl och VD på Rättvist Byggande vars syfte är att bidra till en bransch fri från arbetslivskriminalitet.

Arbetslivskriminalitet är ett stort problem för byggbranschen. Vi pratar skattebrott, bokföringsbrott, organiserat svartarbete, illegalt utnyttjande av arbetskraft, arbetsmiljöbrott och penningtvätt. Rättvist Byggande är en ideell förening om bygger på en byggherremodell. Man arbetar för att upptäcka, motverka och förebygga arbetslivskriminalitet inom bygg genom spetskompetens och samverkan mellan medlemmarna. Föreningen har nu 36 medlemmar vars totala volym utgör den fjärde största entreprenadinköpsvolymen i Sverige. Och flera offentliga och privata byggherrar har meddelat intresse om att få ansluta sig.

Vad gör Rättvist Byggande konkret?

• Kontroll och granskning av hela kedjan av underentreprenörer innan arbete påbörjas
• Utbildning och påverkan samt skyltning med information på byggarbetsplatser
• Oanmälda byggarbetsplatskontroller efter en specifikt egenutvecklad metod
• Avtal och avvikelsehantering

Sedan 2018 har Rättvist Byggande gjort över 300 arbetsplatskontroller, granskat nästan 4000 företag och kontrollerat närmare 10 000 personer. Nycklarna till ”framgång” är att ha spetskompetens och samverkan. För dig som är nyfiken, lyssna på det nysläppta poddavsnittet med Morgan i Radio Allmännyttan.

Inköpstransformation – Mölnlyckes digitala resa

Ett av de mest uppskattade inslagen på våra CPO Round Table är att få höra hur andra CPO:er tar sig an olika utmaningar. Den här gången hade vi den stora äran att få lyssna på Petra Ericsson, Global Director Indirect Procurement på Mölnlycke Health Care, samt Henrik Lindhe, Interim Operations Performance Director på ISS Facility Services.

Petra beskrev inköpsfunktionens digitala transformationsresa. Utgångsläget var en decentraliserad struktur med många leverantörer, ett omfattande inflöde av fakturor varje år, avsaknaden av ett system för indirekta inköp, begränsad tillgång till spenddata och nya krav från omvärlden. Man tog fram en strategi i två steg, där det första steget var att implementera en Source-to-Contract-lösning (nästa steg är att införa Purchase-to-Pay). Här är några av Petras lärdomar från det första arbetet:

• Stakeholder involvering är viktigt, ha tydliga rolldefinitioner
• Ta hjälp av en kommunikatör från kommunikationsavdelningen, det var guld värt!
• Säkerställ en end-to-end analys och mindset, säkra styrning och tydlighet i projektet. Ha ett tydligt ”varför”. Var tydlig med vad som kommer att fungera annorlunda och förankra tid för utbildning.
• Utbildning: planera mer tid för utrullning och utbildning än du tror, och dela upp utbildningen i mindre delar
• Rätt laguppställning, säkra resurstillgång: ett tips är att ha mer interna resurser vs konsulter och välj noga implementationspartner
• Etablera ett key-user nätverk
• Dela upp projektet i mindre leveranser.

 ISS: Exempel på hur Inköp kan ta mer plats internt

Det andra caset presenterades av Henrik Lindhe, tidigare CPO och nu Interim Operations Performance Director på ISS Facility Services. ”Hur kan inköp ta (mer) plats i organisationen?” är en fråga som många inköpschefer ställer sig. För, precis som Henrik påtalade, när saker och ting går väldigt bra är det inte många som lägger märke till inköp (och ”då kan det väl inte behövas fler resurser”).

Om säljavdelningen har förlängt ett kundavtal firas det med bubbel och tårta men när Inköp har landat en förhandling som innebär en ren vinst på sista raden på flera miljoner blir det i bästa fall en excel-ruta som avrapporteras flera månader senare.

Problem däremot ger uppmärksamhet, och löser man dem kan man bli hjälte. Inköp generellt gör ett för bra jobb i det tysta. Prata om det som engagerar – och något som ger uppmärksamhet internt, det är förmånsbilar! Men det är tack och lov inte allt. Annat som engagerar internt, det är allt som är affärsnära.

I sin roll som Operations Performance Director på ISS har Henrik haft förmånen att hjälpa kunder att göra total cost-besparingar (en av KPI:erna på ISS är inköpsbesparingar som kommer kunden till godo). Det ger spännande inköpsuppdrag där fokuset verkligen ligger på total cost. När kunden inser vad Inköp kan göra för dem, blir även verksamheten intresserad. Henriks budskap, kortfattat:

• Försök att komma närmare kundaffären
• Prata om områden som engagerar
• Ha höga ambitioner – Frisk vågat hälften vunnet!

Genom att ta för sig mer på det här sättet kan man få en ”seat at the table ” så att säga som gör att man kommer närmare beslutsfattarna.

Vad är SRM, och behöver vi det?

Sist på agendan var EFFSO:s egna punkt kring Supplier Relationship Management (SRM) med våra kollegor Arsalan Motavaf och Manuela Appenrodt.

SRM är en av flera processer inom leverantörshantering, vid sidan av supplier onboarding och riskhantering. SRM är en strategisk metod med syfte att optimera värdet av utvalda leverantörsrelationer, ett slags ramverk för att identifiera och etablera en relation med sina nyckelleverantörer. A och O för att jobba med innovation, hållbarhet etc. Kategoristyrningen utgör grunden till SRM och är en viktig input (men är inte SRM); SM appliceras när du vill uppnå något mer än du kan få från dina kategoristrategier.

Ramverket som Manuela och Arsalan presenterade består i huvudsak av fyra steg: 1. Leverantörssegmentering (finns flera olika kriterier och ser olika ut i olika verksamheter och branscher), 2. Relationsstruktur (som definierar hur samarbetet med nyckelleverantörer kommer att se ut för att etablera en effektiv kommunikation och samarbete), 3. Leverantörsuppföljning och 4. Relationsutveckling (det är en iterativ process; hur samarbetar man med nyckelleverantörer för att utveckla affärerna till ömsesidig nytta för båda parter).

Presentationen ledde till en intressant diskussion om; behövs SRM och för vem, och varför upplever många att det är svårt att etablera SRM (för det ÄR ett viktigt fokusområde, det kunde vi se i vår senaste CPO Survey där hållbarhet,  riskhantering och leverantörsutveckling är de mest kritiska utvecklingsområdena för inköp). Vissa menade att det är otydligt (vad kan komma ut av det?), andra nämnde att det är svårt att få till resurserna.

Rekommendationen är att först definiera målen med ett SRM-initiativ och implementera en steg-för-steg-strategi med fokus på de viktigaste leverantörsrelationerna. Börja med att fokusera på de leverantörer som har störst strategiskt värde (det kanske räcker med tre leverantörer som man arbetar så med?) och skala upp processen när den börjar leverera värde till organisationen.

Är du nyfiken på SRM ha vi ett inspelat webinar som är fritt att ta del av.

Tack!

CPO Round Table är inte bara en serie talare. Mycket tid ägnades åt gruppdiskussioner och nätverkande. Och vi hann med en riktigt rolig social aktivitet innan maten. Tack till alla deltagare, talare, kollegor, Thoresta Herrgård och alla som bidrog till att göra CPO Round Table 2024 till ett mycket lyckat event. Som tack har vi skänkt pengar till en organisation som arbetar med att rensa haven från plast. Är du nyfiken på förra årets innehåll, finns det summerat här.