Referat av CPO Round Table 2021

Det är alltid bråda dagar inför och efter en av årets absoluta höjdpunkter, EFFSOs CPO Round Table, men jisses vilken energi vi får av detta event varje år! I år kunde vi dessutom återgå till det ordinarie formatet dvs. bjuda in ett tjugotal (nytestade) inköpsdirektörer till en kursgård för att nätverka och inspirera varandra kring ett specifikt tema. Denna gång var temat ”Vad krävs av morgondagens inköpsfunktion?”. Med särskilt fokus på kompetensförsörjning, förändringsledning (dag 1) och digitalisering (dag 2). Här kommer en kort summering av de viktigaste punkterna på agendan:

En investerares förväntningar på Inköp, idag och imorgon

Vi fortsatte traditionen med att låta en extern talare berätta om sin syn på inköp. Förra året hade vi äran att få lyssna på Johan Bygge, industriell rådgivare till bl a EQT. I år var det dags för Leif Bohlin, Partner på Monterro och tidigare VD på Unifaun och IBX att ge oss sina tankar på vart Inköp är på väg. För visst har det hänt mycket med inköpsfunktionen de senaste 20-30 åren. Många företag har gjort Inköp till en strategisk nyckelfunktion och Inköp kommer även fortsättningsvis ha en central roll.

Men precis som övriga funktioner är Inköp under förändring och det innebär bland annat föjande:

• Inköp kan inte begränsa sig till att vara en fristående funktion, bygg upp partnerskap internt och externt. Bli en agil funktion på riktigt.
• Se automatiseringen som en möjlighet, när vi automatiserar monotona/tråkiga uppgifter frigör vi utrymme för mer värdeskapande uppgifter.
• Tänk end-to-end dvs. ta ett helhetsansvar och se till att bli den som skapar kunderbjudandet och skapar förutsättningar för affärer.
• För att lösa morgondagens uppgifter kommer vi behöva använda mer höger hjärnhalva. Inköp ligger traditionellt i den vänstra hjärnhalvan.

 

Vad innebär detta?

Allt detta kräver nya resurser och kompetenser. Men hur attraherar vi de bästa när Inköp som karriärväg inte är så känt bland dagens unga? Vi måste bli bättre på att profilera Inköp på högskolor och bland studenter. Och för att rekrytera internt, samma sak där: ta fram en riktigt bra story – vad är Inköps framgångssaga? Det gäller även gentemot ledningen och styrelsen, Inköp är mer än ”cost cutting”! Ta plats, se till att få jobba med nya områden som t ex hållbarhet. Det uppskattar medarbetare och är ett sätt locka till sig den yngre generationen. Just nu är många områden ”up for grabs”, och Corona har spelat Inköp i händerna. För Inköp ÄR häftigt, inköpsfunktionen spelar samma roll som mittfältaren i fotboll. Och vem vill inte komma rakt in i mittfältet på ett företag?

Förändringsledning: Att vara ledare av den förändring vi står inför

Efter att Leif Bohlin inledde med att måla upp den transformation som sker på Inköp var det dags för Kevin Ryan, entreprenör och ledarskapskonsult (och VD för THREAD), att utmana deltagarna med fråga: Är vi verkligen LEDARE av den förändring vi står inför? Det är inte något som händer en, det är ett beslut man aktivt måste ta.

Med det sagt handlar förändringsledning mycket om sunt förnuft. Och empati. Ledare behöver slipa sin förmåga att sätta sig in i sina medarbetares situation och utgångspunkt för att kunna förstå hur man får med dem på förändringsresan. Det knepiga är att i dagens stressiga tillvaro hitta det nödvändiga utrymmet (tiden!) för att hinna reflektera och att använda sina empatiska förmågor.

Om man gör allt rätt, får med sig alla på förändringsresan? Teoretiskt sett ja, men alla individer vill inte följa med. Rent praktiskt behöver ledare fokusera först på de som vill, därefter på nästa grupp osv.

Fyra ledarskapstips

Efter en både interaktiv och djupt reflekterande session avslutade Kevin genom att dela med sig av fyra ledarskapstips:

• Bygg in flexibilitet i kulturen: Sunda värderingar och agila, vinnande principer skapar förutsättningar för att förändra när det verkligen behövs.
• Gör målbilden tydlig, repetera den ofta och från olika perspektiv. Varje vecka!
• Prioritera implementationer så att ni tidigt kan visa resultat.
• Sist men inte minst, ”kom över ditt ego!” Kanske det svåraste för att våga vara en riktigt empatisk ledare och för vissa kanske lite provocerande men det är viktigt att kunna utgå helt och hållet ifrån personerna du leder och inte utifrån ditt egna perspektiv och dina behov.

Kompetensförsörjningen och dess utmaningar för Inköp

Nästa talare på CPO Round Table 2021 var Sven-Anders Stegare. Sven-Anders har en bakgrund som Executive Vice President på IBX, CPO på SEB, Inköpsdirektör på Gambro, Ericsson och IBM. Alldeles nyligen har han börjat forska vid Handelshögskolan i Stockholm och det nya nationella inköpsforskningscentret, Swedish Procurement Research Center, som bedrivs med stöd från MTC Stiftelsen (och EFFSO Group bland annat). Och i egenskap av forskare har Sven-Anders satt sig in i den senaste forskningen i just inköpskompetenser. Vad förväntas Inköp ha för nyckelkompetenser idag jämfört med för tio eller femton år sedan? Och vad behöver inköpsfunktionen ha för kompetenser i framtiden, var utgångpunkten för Sven-Anders presentation.

Att vara inköpare idag jämfört med för tio eller femton år sedan kräver nya kompetenser. Hela 17 stycken enligt den senaste forskningen på området (artikel i Journal of Purchasing and Supply Management från 2019). 11 av dessa är sociala kompetenser som t ex nyfikenhet, öppenhet och förmågan att hantera komplexitet. Övriga handlar, inte så förvånansvärt, om hållbarhet, big data analytics och innovation.

Famtida kompetenser

Men vad säger forskningen att Inköp behöver ha för kompetenser i framtiden? Djup analytisk förmåga, förmågan att tänka såväl strategiskt som kritiskt samt hållbarhet kvarstår som nyckelkompetenser. Sociala kompetenser är givetvis fortsatt viktiga men samtidigt kommer det att bli allt viktigare med följande kompetenser:

• Kunna förstå och använda ny teknologi som t ex automation, eProcurement m.m.
• Ha kunskapen att optimera processer, vilket delvis hänger ihop med ovanstående
• Ha förmågan att tänka holistiskt kring Supply Chain.

Sven-Anders presentation följdes av väldigt intressanta diskussioner som handlade om hur Inköp ska attrahera personer med rätt kompetens. Här behövs mer branding av Inköp, både internt och externt. Varför inte gå ihop flera företag och satsa på det övergripande målet, att skapa attraktionskraft. Att se till att Inköp tar för sig av nya områden som t ex hållbarhet eller digitalisering kan också skapa attraktivitet, framförallt bland yngre medarbetare. Vår egna CPO Survey visar att Inköp fått större uppmärksamhet internt under Pandemin, passa på att utnyttja det!

Så digitaliserade Maersk sin Inköpsfunktion

Den andra dagen ägnade vi åt digitalisering, och i år med särskilt fokus på praktiska tillämpningar: ”Vi har en tendens att prata om vad som kommer att ske i framtiden, vilka teknologier som kommer att gälla. Och vi tenderar att tro att allt kommer att vara fantastiskt. Jag vill berätta om vad vi gör idag – inte vad vi gör om ett par år”, introducerade Jacob Gorm Larsen, Director of Digital Procurement på Maersk Group, sin presentation. Som egentligen bestod av två delar: en presentation av hur Maersk började sin digitaliseringsresa år 2004 (2008 utvecklade de sin första e-sourcing strategi, två år senare hade de redan genomfört 1000 e-auktioner) och en genomgång av några av de teknologier de rullat ut på Inköp.

Några råd på vägen

• Börja smått, ta steg för steg och var beredd på att det kan ta tid att övertyga internt. För det handlar om människor, inte om tekniken (den är redan här!). Därför måste man börja med att identifiera affärsproblemen som företaget behöver lösa.
• Med tiden och med rätt kompetenser kan även de mest komplexa processerna som t ex kategoristrategier att omvandlas till en algoritm! Maersk inköpsfunktion har anställt flera data scientists.
• Tre steg för att ta fram en digitaliseringsstrategi: Identifiera de viktigaste problemen som behöver lösas, mappa dem mot lösningar/möjligheter, och ta fram en road map och en plan för förändringsledning
• I takt med att allt fler arbetsuppgifter och processer automatiseras, konverteras medarbetare på Inköpsfunktionen till att utföra nya, mer värdeskapande, arbetsuppgifter. Men, viktigt att poängtera, Maersk gör inte detta för att minska antalet medarbetare, de gör det för att adressera de utmaningar man står inför.
• Automatiseringen av processer och konverteringen mäts löpande och följs upp på hög, global nivå. Det blir många diskussioner, ibland obekväma. Men ”diskussionerna behövs, annars har man ingen transformation!”
• Acceptera att det interna införsäljningsarbetet aldrig upphör!

Oerhört intressant och lika spännande var det att höra om några av de teknologierna som Maersk implementerat på Inköp: RPA, Process Mining, e-auktioner och Collaborative Sourcing. Fram till idag har Maersk utfört över 10 000 e-auktioner, automatiserat över 1000 processer och dessutom tagit nästa kliv genom att kombinera olika teknologier. Allt finns att läsa i Jacobs bok ”A practical guide to e-auctions for procurement. How to maximize impact with e-sourcing and e-negotiation”. Läs den!

Seco Tools: Digitalisering och hållbarhet under samma inköpshatt

Trots att vi i branschen pratat om Purchase-to-Pay (P2P) i nästan 20 år, är det fortfarande många inköpsorganisationer som ännu inte implementerat ett P2P-system. Det kunde vi se i vår CPO Survey som visade att enbart 25% av deltagarna hade rullat ut ett P2P system (ungefär 22% hade det som sin nästa investering).

På Seco Tools har man kommit en bra bit på väg, berättade Kristina Reutermo, Inköpsdirektör på Seco Tools, del av Sandvik Machine Solutions. Och det trots en del utmaningar. Som t ex att Seco Tools fungerar som många bolag i ett vilket gör det extra klurigt att få ordning på sin backbone. För 2-3 år sedan bestämde man sig för att sätta på plats en ny intern arbetsprocess för inköp och nu arbetar man för fullt med att digitalisera alla stegen, från beställning till betalning. Frågorna är många, utveckla eget eller köpa? Man har internt inte haft respekt för masterdata. Och behovet av att utbilda Inköpsfunktionen och intressenter är stort. Change management behövs, överallt! Men man har börjat mäta och fått ner ”vilda” köp med hittills 30-35%. Och inom en snar framtid väntas man rulla ut en P2P-lösning.

Kristina är även Seco Tools’ hållbarhetsdirektör (eller QEHS som det heter: Quality, Environmental, Health and Safety), ett område med väldigt hög prioritet. Företaget följer noga upp aktiviteter och utfall av hållbarhetsarbetet som inkluderar återköp, materialåtervinning, avfall, energiförbrukning, ren el, leverantörer och säkerhet. Dashboarden visar tydligt, det går att vara hållbar samtidigt som man gör besparingar! Hon ser många fördelar med att det just är Inköp som har ”hållbarhetshatten” på. Om inte annat för att det sätter ljus på Inköp internt, och underlättar även för internrekryteringar.

Tack!

Men CPO Round Table är inte bara en serie talare. Mycket tid ägnades åt gruppdiskussioner och nätverkande. Denna gång hann vi även åka på en smakresa med Thoresta och gästades under middagen av inte mindre än The Procurementz. Den som inte upplevt dem, har verkligen missat något… Tack till alla deltagare, talare, Thoresta Herrgård och alla andra som bidrog till att göra CPO Round Table 2021 till ett mycket lyckat event!

PS: Är du nyfiken på förra årets innehåll, finns det summerat här.