Referat av CPO Round Table 2020

I oktober var det äntligen dags för EFFSOs CPO Round Table 2020 – årets höjdpunkt om ni frågar oss! Att ordna en lunch-till-lunch konferens för ett trettiotal personer på en kursgård kändes givetvis inte aktuellt i år. Istället blev det ett mindre, mera avskalat event i våra lokaler. Totalt samlades 18 CPOs från privata och offentliga organisationer under en dag för att lyssna och diskutera. Årets temat: ”Förändringens tid för Inköp – Nödvändiga anpassningar eller önskad transformation?” Det blev en annorlunda träff men med lika bra, om inte bättre innehåll än tidigare år! Här kommer en kort summering av de viktigaste punkterna på agendan.

En investerares förväntningar på Inköp, idag och imorgon

Vi fortsatte traditionen med att låta en extern talare ge sin syn på inköp (är du nyfiken på förra årets innehåll, finns det summerat här). I år fick vi lyssna på Johan Bygge, industriell rådgivare till EQT samt Prorsum och med många års erfarenhet från ledningsgrupper och styrelser i både börsnoterade och Private Equity-bolag. ”Hur kommer det sig att ni på Inköp har lyckats hålla er ur fokus så länge när ni representerar en sådan ovärderlig och viktig funktion?” frågade Johan det första han gjorde. Här fäljer några av hans tips: Prioritet numer ett är att förstå företagets balans- och resultaträkning, när och hur cash flow är viktigt och påverkar företaget. Det finns ofta ett behov att utbilda företagsledningen i inköp men lär dig att prata det språk som företagsledningen begriper, inte inköpssvenska (eller inköpsengelska för den delen). Sedan gäller det att också våga ta plats. Definiera vad du är ansvarig för och hur du mäts, begär tydliga mandat (ger snabbare beslut). Undvik att bli den som ”koordinerar” (det leder till att ingen är ansvarig)! Vidare behöver Inköpsfunktionen generellt bli mer digital. Men se framförallt till att ha samma datamodell och skapa transparens, gärna även i leverantörsledet. Glöm inte att investera i egen kunskap, det är viktigt att hänga med, varför inte modern förhandlingsteknik. Det handlar i mångt och mycket om att bli en kommunicerande, utbildande och uppsökande funktion – inte en bokhållare!

Coronakrisens påverkan på Inköp: erfarenheter från fyra CPOs

Det går inte att samla ett tjugotal Inköpsdirektörer utan att beröra Coronapandemins påverkan på Inköpsfunktionen. Karolina Hagberg Chinell, CPO och Hållbarhetsansvarig Ahlsell, Fredrik Taube, Head of Sourcing Business Development Ericsson, Kristofer Ternstedt, CPO SAS Group och Ingrid Nilsson, Inköpschef Skatteverket delade frikostigt och transparent med sig av sina erfarenheter, särskilda utmaningar de mött på vägen samt framtidsscenarios. Hur hanterar man en pandemi samtidigt som man genomför en nödvändig inköpstransformation? Eller situationer där Inköp behöver göra en rad aktiviteter men personalen är permitterad eller varslad? Hur leder man på distans och framförallt, hur bibehåller man företagskulturen när man inte får mötas? Och hur planerar man för ett scenario där 80% av personalen blir sjuk?

Utmanande tider, definitivt, men som även lett till en viss ny entreprenöriell känsla som kittar ihop, ett ökat tvärfunktionellt samarbete och ett fokus på inköp. Inköp kommit närmare affären, har fått kliva in i nya områden. Positivt också med ett ökat intresse för systemstöd.

Insikter från Peabs inköpstransformation

Robert Liljeblad, Head of Procurement and Supply Chain Development på Peab, berätta därefter om Peabs lyckade förändringresa. Robert och hans team har på mindre än två år lyft på alla inköpsstenar. De har accelererat användandet av organisationens projektinköpssystem med faktor tio, implementerat ett nytt P2P-system och skapat flera hundra avtal inom riskkategorier för att säkra de mest utsatta kategorierna. De har drivit fram ett strukturerat arbetssätt för kategoristrategier och med hjälp av Provalido skapat transparens kring de besparingar och det värde som Inköp genererar.

Deltagarna fick höra hur den årliga handlingsplanen för inköp jobbas fram, vad den utgår ifrån och vad målsättningen är (att skapa branschens bästa försörjningsorganisation). Han tipsade även om hur man skapar en prestationsinriktad inköpskultur, vikten av strategi och kompetensutveckling av medarbetare samt processer och hur man jobbar med digitalisering. De viktigaste lärdomarna? Se här nedan.

Framgångsfaktorer för en lyckad inköpstransformation

1. Engagera ledningen och skapa tillsammans nyckeltal som driver transformation
2. Digital transformation tar tid – kombinera långsiktiga initiativ som masterdata och transaktionssystem med kortsiktiga initiativ så som UX (användarvänlighet) och dataanalys
3. Säkerställ kontinuerlig uppföljning genom pulsmöten med både kvantitativ och kvalitativdata
4. Kompetenshöjande initiativ är en grund för att få effekt av transformationen
5. Skapa en process kring att skapa och uppdatera inköpsstrategi/handlingsplan

Men resan har ännu inte nått vägs ände, nu jobbar Robert och hans kollegor vidare med digitaliseringsarbetet och med interna kompetensinitiativ. Robert jämställde en inköpstransformation med renoveringen av ett hus. Tar det någonsin slut? Eller är en inköpstransformation en lång serie av ständiga förbättringar?

EFFSOs syn på framgångsrika inköpstransformationer

Arvid Fredin, partner på EFFSO, definierade en inköpstransformation som en fokuserad satsning som resulterar i en snabb positiv förflyttning relativt andra inköpsorganisationer. Vilket innebär att du måste springa fortare. Och eftersom en transformation tar minst 5 år att sätta sig måste man dela upp resan i olika faser. Men vad som är riktigt avgörande, det är att man primärt måste satsa på att visa resultat snabbt. Man får inte släppa arbetet med strukturmognaden helt och hållet under den första tiden men det är viktigt att medvetet satasa på snabba resultat för att säkra fortsatt internt förtroende.

Arvid påpekade att 70% av alla förändringsprojekt misslyckas (en siffra som är ännu högre för kostnadsreduktioner). Varför, och vilka är de vanligaste misstagen? I den första fasen är det ofta en för liten dimensionering och en för dåligt förankrad plan. Därefter är det att inte arbeta med helheten så att delarna förstärker varandra, att inte bygga tillräcklig intern spetskompetens och att inte utmana tillräckligt. Till sist är det att man inte håller uppe kravnivån utan börjar slira på vissa saker eller förhandla med sig själv. Man återgår sakteligen till det gamla arbetssättet. Och i vissa fall förblir man beroende av några få nyckelpersoner.

Digitaliseringstrender inom inköp

Magnus Bergfors, VP European Research and Lead Analyst Azul Partners/ SpendMatters, avslutade CPO Round Table 2020 genom att presentera marknaden för inköpssystem. Han gick igenom de mest betydelsefulla leverantörerna av både transaktionella och strategiska sourcing system. Den första kategorin hjälper organisationen att köpa in korrekt (P2P, P2O och I2P). De sistnämnda är till hjälp för inköparen när det gäller supplier risk management, contract life-cycle management, spendanalys och sourcing.

Han gick även igenom de viktigaste trenderna/hajpen i form av UX, AI/analytics, blockchain samt den eviga frågan/diskussionen suite vs nichesystem.  Inte nog med det, Magnus sammanfattade sina viktigaste råd för den som ska investera i inköpssystem: utgå alltid från affärsmålen, digitalisering/ investering i ny teknik är inte ett mål i sig. Gör inte allt på en gang, en “big bang” approach fungerar sällan. Prioritera vad som behöver adresseras först (tips: börja med spendanalys). Och när det gäller att identifiera rätt leverantör, se till att hen förstår dina förutsättningar. Hur villig är man att anpassa sitt system? Hitta balansen mellan anpassning till systemet och systemets anpassning till dig.

Tack!

CPO Round Table är inte bara en serie talare. Under dagen hann vi även med två workshops samt lunch och middag. Tack till alla deltagare, talare och kollegor som bidrog till att göra årets CPO Round Table till ett mycket lyckat event. Och slutligen, maten från Paul & Taylor Lanthandel var magisk. Nästa år hoppas vi kunna återgå till det ordinarie formatet – och även ha med oss The Procurementz. Den som inte upplevt dem, har verkligen missat något…