Kategoristyrt inköp och den nationella upphandlingsstrategin
Kategoristyrt inköp kan hjälpa offentlig sektor att leva upp till de sju inriktningsmålen i den nationella upphandlingsstrategin. Kategoristyrningens strategiska mål- och utvecklingsfokus, leverantörsperspektiv samt metodiska, faktabaserade och tvärfunktionella arbete fungerar lika väl i offentlig som i privat sektor. Det menar Per-Arne Jonsson, seniorkonsult på EFFSO.
Den nationella upphandlingsstrategin
NUS lanserades 2016 på regeringens initiativ för att svara upp mot situationen och behoven inom inköpsområdet i offentlig sektor. NUS pekar på ett behov av förnyelse för att klara de nya utmaningarna. Inte minst lyfter den fram behovet av ett större strategiskt perspektiv. Begrepp som effektivitet, kvalitet, funktion, tillgänglighet, hållbarhet och rättssäkerhet sätts i fokus.
NUS har sju inriktningsmål, varav det första är övergripande:
- Offentlig upphandling som strategiskt verktyg för en god affär
- Effektiva offentliga inköp
- En mångfald av leverantörer och en väl fungerande konkurrens
- En rättssäker offentlig upphandling
- En offentlig upphandling som främjar innovationer och alternativa lösningar
- En miljömässigt ansvarsfull offentlig upphandling
- Offentlig upphandling som bidrar till ett socialt hållbart samhälle
Kategoristyrt inköp
Kategoristyrt inköp är en beprövad och framgångsrik metod för att skapa värde och uppnå resultat i såväl privat som offentlig sektor. Metoden så som den beskrivs av Jonathan O’Brien (”Category Management in Purchasing: A Strategic Approach to Maximize Business Profitability”, 2009) bygger på ett antal grundelement. Dessa är tre fundament som handlar om vad man gör och fyra pelare som beskriver hur man gör det.
De tre fundamenten är:
- Strategiskt perspektiv – mål och uppdrag, långsiktighet, utvecklingsinriktat
- Hantera leverantörsmarknaden – leverantörsperspektiv, involvering, professionalisering
- Driva förändring – målstyrning, nytänkande, verksamhetsutveckling, beslutsfattande
De fyra pelarna är:
- Fokusera på genombrott – nytänkande, kostnadseffektivitet, analys
- Slutanvändarfokus – mål och uppdrag, värdeskapande, uppföljning, effektivitet
- Tvärfunktionalitet – verksamhetsutveckling, kompetensutveckling, dokumentation, transparens
- Faktabaserat – kompetensfokus, effektivitet, fakta och analys, dokumentation
Kategoristyrt inköp levererar den nationella upphandlingsstrategin
För varje sju inriktningsmål i NUS svarar kategoristyrt inköp upp med relevanta och beprövade lösningar.
Mål 1 – Ett målstyrt och faktabaserat arbetssätt som är integrerat i verksamheten bidrar till att uppfylla organisationens uppdrag
Nyckelorden i det övergripande inriktningsmålet är målinriktad process, strategiska beslutsfattare, utgå från mål och verkliga behov, professionalisering av inköp, nytänkande och faktabaserat arbete.
Kategoristyrningen bidrar med fokus på organisationens mål och uppdrag, tvärfunktionell involvering, beslutsformer som involverar strategiska beslutsfattare, förbättrad intern och extern faktabas, relevanta analyser (behov, risk mm) och ett fokus på kompetens.
Mål 2 – Ett väldefinierat, metodiskt och kompetensbaserat arbetssätt är grunden för optimal kostnads- och resurseffektivitet
NUS lyfter fram begrepp som besparingar, uppföljning, utvärdering, kompetens, analyser, livscykelperspektiv, helhetssyn och elektroniska verktyg.
Kategoristyrningen svarar upp med helhetsperspektiv (totalkostnad), systematiskt faktabaserat analysarbete med effektiva digitala hjälpmedel, metodisk identifiering och värdering av olika lösningar, implementering och uppföljning för att realisera effekterna och rätt kompetens inom inköpsprocessens samtliga delar.
Mål 3 – Ett aktivt och nytänkande samspel med befintliga och potentiella leverantörer öppnar upp för flera aktörer
Inriktningsmålet tar upp begrepp som bättre konkurrens, bredare leverantörsbas, nya aktörer, mindre företag, leverantörsperspektiv, interaktion och dialog.
Kategoristyrningen stöttar detta genom metodisk kartläggning och analys av leverantörsmarknader, ett tydligt leverantörsperspektiv på ett tidigt stadium och en långsiktighet och förutsägbarhet i agerandet som ger ett förtroende i förhållandet till leverantörerna och marknaderna.
Mål 4 – Ett transparent arbetssätt med dokumentation och tydlig styrning ger högre kvalitet och säkerhet i genomförande och beslut
Detta viktiga inriktningsmål täcker in frågor som korruption och jäv, planering, öppenhet, kommunikation, dokumentation, uppföljning och trovärdighet.
Kategoristyrningen spelar en viktig roll för att uppnå detta genom ett faktabaserat metodiskt arbete, tydlig dokumentation, väldefinierade beslutspunkter samt uppföljning och korrigerande åtgärder.
Mål 5 – Ett metodiskt arbete med kartläggning, analys och idégenerering öppnar upp för nya lösningar
Viktiga begrepp inom det femte inriktningsmålet är utveckling, innovation, partnerskap, transformation, framförhållning, samarbete och funktionskrav.
Kategoristyrningen kan i hög grad bidra till detta med en metodisk kartläggning av behov, idégenerering som utgår från uppdrag och mål, bred analys av leverantörsmarknadernas möjligheter, samverkan och dialog på tidigt stadium och ett långsiktigt perspektiv.
Mål 6 – Ett strategiskt arbete som redan på ett tidigt stadium är integrerat i verksamhetens mål ökar möjligheterna till resultat
Inriktningsmålet som handlar om miljömässigt ansvar har nyckelord som samhällskostnad, nationella miljömål, etiska inköp, miljökriterier, klimatpåverkan, resursanvändning och djurskydd.
Kategoristyrningen kan aktivt bidra med målformuleringar på ett tidigt stadium, bred analys av leverantörsmarknaderna, tydligt formulerade strategier, helhetssyn och en långsiktig utvecklingsinriktning i samverkan med leverantörer.
Mål 7 – Ett strategiskt arbete som redan på ett tidigt stadium är integrerat i verksamhetens mål ökar möjligheterna till resultat
Inriktningsmålet med fokus på social hållbarhet tar upp anställningar, tillgänglighet, mänskliga rättigheter, social hänsyn, sociala klausuler och de idéburna organisationernas roll.
Kategoristyrningen kan även här aktivt bidra med målformuleringar på ett tidigt stadium, bred analys av leverantörsmarknaderna, kopplat till nya lösningar och innovation, tydligt formulerade strategier, helhetssyn, långsiktig utvecklingsinriktning i samverkan med leverantörer och en metodisk uppföljning.
Summering
Ett kategoristyrt inköpsarbete i offentlig sektor hjälper dig att realisera den nationella upphandlingsstrategin. Praktiskt och konkret arbete i offentliga organisationer visar att kategoristyrning är lika relevant i offentlig som privat sektor.
Det kategoristyrda förändringsarbetet med organisationens mål och uppdrag i fokus där vi drar nytta av leverantörsmarknadens möjligheter och organisationens kompetens hjälper oss att hantera de utmaningar som offentlig sektor möter och leverera resultat.
